Les Instants Infeeny : Les outils collaboratifs avec Microsoft Office 365 et la solution Mozzaik365

Echange Infeeny autour de notre approche des outils collaboratifs avec Microsoft Office 365, SharePoint et notre solution Mozzaik365, véritable Digital Workplace

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Transcription de l’interview vidéo
Les Instants Infeeny : Les outils collaboratifs avec Microsoft Office 365 et la solution Mozzaik365

Guillaume Rochette, Directeur Général Infeeny & Fabien Paquereau, Directeur de la Practice Collaborative Experience

Guillaume : Bonjour Fabien

Fabien : Bonjour Guillaume

Guillaume : Tu diriges aujourd’hui la Practice Collaborative Experience au sein d’Infeeny. Est-ce que tu peux nous présenter un petit peu tes équipes ?

Fabien : Alors mes équipes, la Practice Collaborative Experience c’est entre 40 et 50 consultants qui travaillent principalement sur les technologies SharePoint et tout ce qui est collaboratif dans la suite Office 365. Donc on va avoir des consultants plutôt fonctionnels, qui vont accompagner les clients sur le cadrage de leurs différents besoins, et des consultants plutôt techniques, développement ou architecture, qui vont accompagner les clients sur la réalisation des solutions.

Guillaume : Entendu. Aujourd’hui on a beaucoup de nos clients qui migrent sur Office 365. Essentiellement sur Exchange et Skype qui sont finalement les premiers workload facile à mettre en place. En quoi l’usage des outils collaboratifs aide l’entreprise à être plus efficace ?

Fabien : Alors c’est une vaste question puisqu’Office 365 offre actuellement une multitude de produits en fait qui permettent de répondre à des usages collaboratifs en entreprise. Donc ça va avec du Teams qui est un peu l’outil à la mode, qui est le dernier lancé par Microsoft et qui permet vraiment de travailler de façon très efficace au sein d’une petite structure. Donc on va être plutôt sur des communautés projet, des équipes… mais assez limité… Donc très réactif, plutôt orienté conversationnel, plutôt orienté partage de documents aussi mais vraiment très conversationnel et très opérationnel. On va avoir aussi la brique Yammer donc qui est le réseau social de la suite Office 365, qui elle va plutôt aider à décloisonner l’entreprise, enlever les silos, faire des choses très efficace en termes de partage de l’information, de la veille aussi, technologique pour partager des nouveautés, des informations entres les différentes personnes. C’est aussi pour rechercher de l’information c’est-à-dire, voilà, je suis nouveau dans l’entreprise, j’ai une question, je ne sais pas où trouver l’information… Yammer va être vraiment le point d’entrée pour poser cette question à tout le monde sans être coincé dans sa structure, dans son silo, dans sa Direction. Et enfin on va avoir la brique SharePoint donc qui est historiquement la brique la plus utilisée de toute cette suite. Donc qui elle va permettre de gérer le contenu structuré. On va parler de documents, on va parler de sites projet avec pourquoi pas du calendrier partagé et des listes de tâches. Voilà on a pleins d’usages qui peuvent être répondus par SharePoint et aussi donc par ces différents outils. Et on va voir en fait que toutes ces notions vont commencer à s’unifier justement avec cette notion de Groupes Office 365 qui est un petit peu le socle de sécurité qui va permettre de partager l’information.

Guillaume : D’accord. Donc tout ça est assez finalement complémentaire à l’usage de l’entreprise.

Fabien : Tout à fait

Guillaume : Il y a une nouvelle version de SharePoint qui est maintenant disponible. Quelles sont les grandes évolutions finalement, les nouvelles fonctionnalités de cette version ?

Fabien : Alors les grandes évolutions sont assez rapides à expliquer. Après c’est une grande révolution sur le monde SharePoint. Comme disait Microsoft lors d’une conférence l’an dernier, « SharePoint is Back » donc ils ont vraiment fait un gros travail de refonte totale. Donc on va surtout parler du Back Office qui était connu pour être très complexe, très lourd à utiliser, qui nécessite beaucoup d’accompagnement pour le maitriser. Celui-ci a été fortement revu, il est beaucoup plus simple. Voilà quelqu’un peut prendre en main maintenant son site SharePoint en quelques minutes voire quelques heures mais il n’y a pas besoin d’une formation de deux jours pour comprendre. Et après en termes de réactivité à l’écran, on a quelque chose qui est beaucoup plus rapide, beaucoup plus fluide et ça va même se ressentir y compris en partie mobile puisque maintenant de facto tous les sites SharePoint sont responsifs.

Guillaume : D’accord. Alors comment cette nouvelle version finalement est perçue ? Puisqu’elle a l’air finalement d’être assez structurante. Comment elle est perçue par nos équipes techniques ? Et comment c’est perçu par les clients ? Est-ce que les clients perçoivent déjà les bénéfices de cette nouvelle version ?

Fabien : Alors pour les clients effectivement ils les détectent ces bénéfices assez facilement puisqu’on leur montre un classique SharePoint, donc la version ancienne, et la version moderne… Il n’y a pas photo, ils vont fortement préférer la version moderne parce qu’en termes d’utilisation c’est beaucoup plus facile. Donc les clients sont très moteurs pour l’adopter. Alors Microsoft n’a pas encore mis de façon complètement iso les fonctionnalités dans la version classique et dans la version moderne. Donc des fois ils sont un peu impatients, il faut leur expliquer que tout n’est pas encore possible mais on travaille justement avec nos clients pour essayer de faire en sorte que ces sites soient le plus facilement et le plus rapidement adoptés. Donc clairement les clients sont très impatients de le prendre en main et très confiants dans cet avenir-là.

Guillaume : Est-ce qu’il y a un nouveau visuel ?

Fabien : Oui. Clairement le visuel a été fortement amélioré. On a une fluidité en fait d’affichage qui n’a rien à voir. On a vraiment fait un bond de 10 ans en avant en termes d’ergonomie et de Back Office. Sur la partie plus technique donc là nos équipes évidemment sont sur le pont depuis plusieurs mois maintenant sur le sujet. Donc nos équipes se sont fortement appuyées d’une initiative qui s’appelle PNP, Patterns and Practices, qui est une communauté Open Source qui en fait structure des bonnes pratiques et fournit des composants réutilisables dans ce modern SharePoint, cette nouvelle façon de faire du SharePoint. Donc on participe à cette communauté, on contribue, on s’inspire et on s’appuie sur les éléments qu’elle fournit pour accélérer justement nos développements, nos mises en place. En termes vraiment plus technique, après, les développeurs donc sont amenés à travailler avec ses briques là avec une notion de React JS qui est un Framework JavaScript qui permet de développer ces différents composants.

Guillaume : D’accord. Infeeny est éditeur de logiciels avec notre produit Mozzaik365 qui est ce portail collaboratif qui vient au-dessus d’Office 365 pour en faciliter les usages. Comment cette nouvelle version modern SharePoint va venir bouleverser, un petit peu, ou faire évoluer notre outil Mozzaik365 ?

Fabien : Ça le fait forcément évoluer puisque Microsoft nous apporte un socle puisque Mozzaik365 est une surcouche à SharePoint. Donc le socle change fortement donc notre produit, on saisit l’opportunité pour le faire évoluer fortement. Donc nous ce n’est que des bonnes nouvelles puisque le Back Office de SharePoint s’améliore, donc le Back Office sous-jacent de Mozzaik365 s’améliore aussi fortement. Donc nous on a saisi cette opportunité pour faire évoluer la solution. Avec Mozzaik365 on s’est vraiment donné comme mission finalement de redonner une place centrale à l’entreprise dans la suite Office 365. Donc c’est répondre à des questions du type « Comment on va informer les utilisateurs ? », voilà on a des actualités d’entreprise, des choses à publier à l’utilisateur, « comment on va mettre ça en scène dans la suite Office 365 ? », on va répondre aussi à « comment on met en scène tous ces usages collaboratifs dont on a parlé précédemment ? Teams, Yammer, SharePoint… ». Si on n’est pas accompagné, les clients sont souvent un petit peu perdu devant la profusion. Donc Mozzaik365 vient apporter de l’ordre et vient mettre un chapeau par-dessus cette offre pour clarifier cette offre à l’utilisateur. Donc on suit clairement le mouvement de Microsoft pour faire en sorte que le produit s’améliore. Le Back Office et toute la suite finalement y gagne en réactivité.

Guillaume : D’accord. Est-ce qu’en termes d’usages, d’habitudes de travail ça va venir changer quelque chose pour les utilisateurs de Mozzaik365 et les futurs clients ?

Fabien : Effectivement en fait on a saisi cette opportunité aussi pour revoir un petit peu la façon de penser ce que l’on avait l’habitude de penser. SharePoint c’est un outil qui est très connu pour faire du portail intranet. On en fait depuis maintenant 8 ans. On a fait sur toutes les versions de SharePoint, 2007, 2010, 2013 et maintenant Online. On a voulu avec Mozzaik365 pas en faire une énième version, un portail centralisé, centralisateur un petit peu, qui domine tout. Nous en fait on considère qu’Office 365 c’est la Digital Workplace de l’employé. Mozzaik365 va apporter les briques manquantes à cette suite pour activer en fait des usages qui manque donc communication d’entreprise, mettre en place ce dont je vous parlais tout à l’heure un site chapeau pour mettre en scène les outils collaboratifs… Tout cela donc avec une boite à outils riche qui permet aussi de répondre à d’autres usages, knowledge management, trombinoscope, et cetera…

Guillaume : Entendu. Pour finir et plus globalement, qu’est-ce que nos équipes apportent à nos clients ?

Fabien : Donc ben comme je vous le disais la Practice Collaborative Experience c’est pratiquement 8 à 10 ans d’accompagnement autour des technologies SharePoint au départ, puisqu’il n’y avait que ça qui existait et maintenant Office 365, donc autour des enjeux collaboratifs, portails, intranet… Donc nous ce qu’on va apporter c’est ce retour d’expérience donc c’est les bonnes pratiques, les écueils à éviter quand on se lance dans ce type de projet, les tendances, ça avec en plus des compétences qui se veulent toujours être à la pointe de la technologie fournie par Microsoft. Donc c’est pour ça que nos produits évoluent constamment, que nos équipes sont constamment sur le pont pour faire de la veille. Donc en termes vraiment concret nos équipes elles peuvent accompagner le client autour d’accompagnement justement de mise en œuvre d’offres collaboratives, définir les outils à utiliser, les modèles de sites SharePoint à mettre en œuvre, le plan de gouvernance que l’on va mettre derrière puisque tout ça c’est bien joli mais il faut mettre un plan de gouvernance qui va autour. On va pouvoir accompagner des clients autour de besoins un petit peu plus spécifiques avec pourquoi pas du paramétrage avancé. Du développement, mettre en jeu des outils type Power Apps, Flow qui font partie de la suite qui permettent de faire des workflows type validation de documents à un supérieur ou envoyer des notes de frais dans un référentiel. Voilà ce sont des choses qui peuvent s’automatiser très facilement avec Office 365 mais aussi avec des outils tiers. Nous on travaille typiquement avec du Nintex pour faire tout ce qui est flux de travail et workflows. On va aussi accompagner nos clients autour de problématiques qui sont vraiment plus techniques donc activation de SharePoint, des briques collaboratives mais aussi migration puisque bien souvent on ne part pas de zéro. On part d’un existant. Ça peut être du Lotus, ça peut être un vieux SharePoint, ça peut être du Google. On va savoir accompagner nos clients dans cette migration-là. Et enfin je finirais aussi… bien entendu nos consultants sont outillés de cette suite Office 365 ce qui va leur permettre d’accompagner l’entreprise pour mettre en œuvre tous ces usages que l’on a pré-packagés, pré-pensés et qui sont issus justement de ces 8 ans d’expérience au sein de la Practice.

Guillaume : Très bien. Merci beaucoup Fabien. C’était très clair. Merci

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